Pytania i odpowiedzi dotyczące programu EUROSCOLA
Wersja grudzień 2016.
Uwaga: zmiana zasad finansowania od stycznia 2017
- Grupa ma składać się z 24 uczniów i 3 nauczycieli. Czy taka opcja jest możliwa?
Dofinansowanie otrzymuje grupa licząca 2 nauczycieli i min. 10 a maks. 24 uczniów. Grupa może być liczniejsza, jednak wtedy nadprogramowi uczniowie nie wejdą do EP i trzeba im zapewnić osobny program, stąd przyda się obecność trzeciego nauczyciela. PE dopuszcza trzeciego nauczyciela, odpowiednio odliczając dofinansowanie (koszt posiłków dla niego). Obecność każdej dodatkowej osoby musi być jednak uzgadniana z biurem w Strasburgu na epstrasbourg-euroscola@ep.europa.eu , język maila angielski, niemiecki lub francuski.
- Jaka jest dokładna kwota dofinansowania na uczestnika wycieczki?
To zależy od odległości do Strasburga. Kwota jest wyliczana indywidualnie przez biuro w Strasburgu po przesłaniu przez szkołę listy uczestników.
- Nie wiem, jak zorganizować transport naszej grupy na miejsce. Czy to ja rezerwuję bilety lotnicze czy Państwo zapewniają nam transport?
Szkoła sama decyduje o środku transportu i dokonuje rezerwacji. Najczęściej jest to autokar. Wstępną rezerwację najlepiej zrobić niezwłocznie po otrzymaniu informacji o wygranej z Biura Informacyjnego w Warszawie, a ostateczną po otrzymaniu informacji o wysokości dofinansowania z Biura Informacyjnego w Strasburgu.
- Czy w przypadku zmniejszonej liczebnie grupy, może wziąć udział w przedsięwzięciu przedstawiciel lokalnej prasy? I czy jego podróż również jest dofinansowywana?
Przedstawiciel prasy może pojechać w każdym przypadku, niezależnie od liczebności grupy. Dostaje on dofinansowanie z osobnej puli. Dziennikarz powinien się skontaktować mailowo z biurem w Strasburgu i postępować wg otrzymanych instrukcji. Może jechać tym samym autobusem.
- Jaka jest dopuszczalna minimalna liczba uczniów?
10 uczniów, jednak przy grupie liczącej mniej niż 15 uczniów Parlament finansuje podróż tylko jednego nauczyciela.
- Jaka jest forma rozliczania otrzymanego dofinansowania?
Grupa otrzymuje dofinansowanie nie wyższe niż faktycznie poniesione koszty. Faktury trzeba przechowywać przez 3 lata na wypadek kontroli. Natomiast nauczyciel jest proszony o wypełnienie formularza z deklaracją o wysokości poniesionych kosztów – jeśli koszty były niższe, proszony jest o zwrot nadwyżki dofinansowania.
- Czy możemy dowolnie dysponować kwotą dofinansowania ( np. planując 4-dniowy pobyt młodzieży, organizując budżetowy transport itd…), czy też obowiązują nas jakieś restrykcje w tym względzie?
Są pewne ograniczenia, są zwracane koszty bezpośrednio związane z podróżą do Strasburga i z pobytem w samym Strasburgu. Instrukcja i zasady są podane w formularzu finansowym.
- Czy przy grupie 12 uczniów może pojechać dwóch nauczycieli, czy wówczas tylko jeden?
Może jechać dwóch nauczycieli, jednak zaleca się wypełnienie miejsc do limitu 24 uczniów. Nawet, jeśli w konkursie brało udział tylko 12 osób, można dobrać pozostałe osoby wg decyzji szkoły np. najbardziej aktywne, najlepszych uczniów itp.
- Jeden z uczniów będzie miał w roku wyjazdu ukończone 18 lat. Czy to jest problem?
Zasadniczo program jest przeznaczony dla uczniów w wieku 16-18 lat. Pojedyncze osoby mogą być starsze, limit wieku jest 20 lat.
